Project Management
Aplikasi Custom atau Software Siap Pakai: Cara Memutuskannya
Untuk sebagian besar usaha, jawaban atas pilihan aplikasi custom atau software siap pakai adalah: mulai dari yang siap pakai. Aplikasi custom baru masuk akal bila proses yang membuat Anda berbeda dari pesaing tidak bisa dijalankan di software mana pun, bila data harus berpindah antar beberapa sistem setiap hari dan tidak ada sambungan yang tersedia, atau bila pihak luar mensyaratkan sesuatu yang tidak dipenuhi produk umum. Di antara keduanya ada opsi ketiga yang sering dilewatkan, yaitu produk jadi yang dihubungkan dengan modul kecil buatan sendiri.
Kami membuat keduanya: produk siap pakai untuk kasir, HR, sekolah, dan website, serta aplikasi custom sesuai pesanan. Dari situ sudut pandang di bawah ini berasal, termasuk soal kontrak dan kepemilikan kode yang jarang dibahas di perbandingan lain.
Aplikasi custom atau software siap pakai: tiga kondisi yang membenarkan custom
Kondisi pertama, prosesnya adalah keunggulan Anda. Misalnya distributor yang memberi harga berbeda per toko berdasarkan wilayah dan volume tiga bulan terakhir, dengan limit kredit per toko, dan aturan itulah yang membuat sales-nya menang di lapangan. Bila produk jadi memaksa aturan itu disederhanakan menjadi satu daftar harga, yang hilang adalah alasan pelanggan memilih Anda.
Kondisi kedua, data harus mengalir antara tiga sistem atau lebih setiap hari, dan saat ini seseorang menyalinnya dengan tangan. Admin yang menghabiskan dua jam setiap sore memindahkan pesanan dari chat ke spreadsheet lalu ke aplikasi gudang adalah tanda paling mudah dikenali. Tetapi perhatikan: masalah ini sering cukup diselesaikan dengan opsi tengah, bukan custom penuh.
Kondisi ketiga datang dari luar. Prinsipal atau pelanggan korporat mensyaratkan format laporan atau lokasi penyimpanan data yang tidak bisa diatur di produk umum.
Di luar tiga kondisi itu, saran kami tetap berlangganan produk jadi, termasuk bila alasannya hanya "ingin punya aplikasi sendiri".
Tiga opsi berdampingan pada tujuh kriteria
Opsi tengah berarti Anda tetap memakai produk jadi untuk pekerjaan yang umum (pembukuan, payroll, kasir), lalu membangun satu modul kecil yang menutup celah dan menghubungkannya lewat API atau ekspor-impor terjadwal. Syaratnya, produk itu memang menyediakan sambungan. Tanyakan ini ke vendornya sebelum berlangganan, bukan sesudah.
| Kriteria | Siap pakai | Siap pakai + modul penghubung | Custom penuh |
|---|---|---|---|
| Waktu mulai dipakai | Hari ini sampai beberapa minggu | Siap pakai langsung, modul menyusul | Menunggu proyek selesai |
| Kecocokan dengan proses | Proses yang menyesuaikan | Celah utama tertutup | Mengikuti proses Anda |
| Siapa memelihara | Vendor | Vendor + pembuat modul | Anda atau vendor yang dikontrak |
| Kepemilikan data | Di akun vendor, ikut syarat layanan | Terbagi di dua tempat | Di sistem Anda, sesuai kontrak |
| Ketergantungan vendor | Pada pemilik produk | Pada dua pihak, lebih ringan | Pada tim yang memegang kode |
| Risiko proyek | Rendah, bisa dicoba dulu | Sedang, lingkup kecil | Tinggi bila kebutuhan belum jelas |
| Ekspor data | Tergantung fitur ekspor | Modul bisa menyimpan salinan | Bebas, bila tertulis di kontrak |
Kolom tengah biasanya yang kami sarankan bagi usaha menengah yang sudah memakai dua atau tiga aplikasi. Kelemahannya nyata: bila vendor produk jadi mengubah API-nya, modul penghubung ikut harus diperbaiki, jadi tetap perlu ada pihak yang ditugasi memeliharanya.
Satu cara menguji produk jadi sebelum memutuskan: ambil 20 transaksi paling rumit bulan lalu, misalnya pesanan dengan retur sebagian atau harga khusus, lalu coba masukkan semuanya ke akun uji coba. Bila 18 dari 20 bisa dicatat tanpa akal-akalan, kemungkinan besar Anda tidak butuh custom.
Ilustrasi: distributor yang pesanannya masuk lewat chat sales
Contoh ini rekaan untuk menjelaskan cara berpikir, bukan kasus klien. Sebuah distributor minuman kemasan di Sidoarjo punya 12 sales yang mengunjungi warung dan toko kelontong. Sales mengirim pesanan lewat chat ke admin, admin mengetik ulang ke spreadsheet, gudang mencetak daftar ambil barang dari spreadsheet itu, lalu faktur dibuat di aplikasi akuntansi yang sudah dipakai tiga tahun.
Masalahnya muncul setiap minggu. Pesanan tercatat dua kali karena sales mengirim ulang, harga khusus toko tertentu salah ketik, dan sales tidak tahu stok saat berdiri di depan pemilik toko. Ketiganya terjadi di titik yang sama, yaitu saat pesanan berpindah dari chat ke spreadsheet.
Custom penuh berarti membangun ulang akuntansi dan faktur pajak yang selama ini sudah berjalan. Itu biaya besar untuk bagian yang tidak bermasalah. Aplikasi distribusi yang sudah jadi patut dicoba lebih dulu, dengan uji 20 transaksi tadi. Bila aturan harga per toko tidak bisa diakomodasi, pilihan yang kami anggap paling masuk akal adalah opsi tengah: aplikasi pesanan sederhana di ponsel sales yang membaca harga khusus dan stok, lalu mengirim pesanan langsung ke sistem gudang dan akuntansi yang sudah ada.
Data dan kode milik siapa? Yang perlu tertulis di kontrak
Membayar lunas sebuah aplikasi belum tentu membuat Anda pemegang hak ciptanya. Program komputer termasuk ciptaan yang dilindungi menurut UU 28/2014 Pasal 40 ayat 1 huruf s, dan Pasal 36 mengatur bahwa, kecuali diperjanjikan lain, pencipta dan pemegang hak cipta atas ciptaan yang dibuat berdasarkan pesanan adalah pihak yang membuatnya. Artinya, tanpa klausul pengalihan, posisi awal hak cipta ada pada vendor yang menulis kode.
Untuk aplikasi custom, minta enam hal ini tertulis:
- Pengalihan hak cipta atas kode yang dibuat khusus untuk Anda, atau lisensi yang jelas cakupannya bila vendor menolak mengalihkan.
- Penyerahan kode sumber, dokumentasi, dan akses repositori pada setiap termin yang sudah dibayar, bukan hanya di akhir proyek.
- Daftar komponen milik vendor atau pihak ketiga yang tidak ikut dialihkan, beserta hak pakai Anda atas komponen itu.
- Akun server dan domain, juga akun toko aplikasi bila ada, didaftarkan atas nama perusahaan Anda.
- Hak meminta ekspor seluruh data dalam format terbuka (misalnya CSV) dalam jangka waktu tertentu, termasuk setelah kontrak berakhir.
- Masa dukungan, waktu tanggap untuk masalah kritis, dan batas antara pemeliharaan dan fitur baru.
Poin kedua paling sering dianggap remeh. Vendor yang baru menyerahkan kode di akhir proyek memegang posisi tawar penuh bila hubungan memburuk di bulan keempat, padahal sebagian besar termin sudah Anda bayar.
Pada produk jadi, kodenya jelas milik vendor dan itu wajar. Yang perlu Anda baca di syarat layanan adalah cara mengekspor data, berapa lama data masih disimpan setelah berhenti berlangganan, dan apakah perubahan harga atau penghapusan fitur diberitahukan lebih dulu. Kalau jawabannya tidak tertulis, tanyakan lewat email agar ada jejaknya.
Bagian ini informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kontrak bernilai besar, mintalah konsultan hukum membaca drafnya.
Kapan aplikasi custom justru keputusan yang salah
Proses yang masih berubah setiap bulan adalah alasan paling umum. Usaha yang baru berjalan kurang dari setahun biasanya belum tahu prosesnya sendiri; membangun aplikasi di tahap itu sama dengan membayar untuk mengunci cara kerja yang tiga bulan lagi diganti.
Alasan kedua, tidak ada orang internal yang memegang proyek. Aplikasi custom butuh seseorang yang bisa memutuskan dan menguji, sekitar dua sampai empat jam setiap minggu selama proyek berjalan. Bila semua keputusan menunggu pemilik yang sibuk di lapangan, proyek akan molor dan hasilnya menebak-nebak. Metode proyek juga menentukan seberapa sering orang itu dibutuhkan; perbandingannya ada di artikel waterfall vs agile.
Ketiga, kebutuhannya diatur pemerintah dan aturannya sering berubah, seperti penggajian dengan PPh 21 dan iuran BPJS-nya. Di produk langganan, vendor menanggung pembaruan setiap kali tarif atau tabel baru terbit. Di aplikasi custom, setiap perubahan aturan menjadi tiket pekerjaan baru, dan bila tiket itu terlambat dikerjakan menjelang tanggal 25, slip gaji ikut salah.
Keempat, alasannya hanya biaya langganan yang terasa mahal. Aplikasi custom punya biaya tahunannya sendiri, mulai dari sewa server dan pembaruan keamanan sampai penyesuaian setiap kali Android atau iOS berganti versi, seperti yang kami rinci di panduan sebelum membuat aplikasi mobile. Bandingkan dalam hitungan tiga tahun, bukan bulan pertama.
Bila jawabannya aplikasi custom
Bila setelah uji 20 transaksi jawabannya tetap custom, Aplikasi Kustom Zonaku dirancang dari proses bisnis Anda, bisa diintegrasikan dengan CRM, ERP, atau POS yang sudah berjalan, dilengkapi analitik dan pelaporan, serta didukung pemeliharaan berkelanjutan setelah rilis. Zonaku juga punya produk siap pakai, yaitu Zcommerce, Zona Kerja, Zekolah, dan Zsite, jadi bila uji tadi menunjukkan produk jadi sudah cukup, itu jawaban yang sama sahnya.
Minggu ini, kumpulkan dua bahan: daftar aplikasi yang dipakai sekarang beserta data apa yang disalin manual di antaranya, dan 20 transaksi tersulit bulan lalu. Bawa keduanya ke konsultasi gratis, lalu kita nilai bersama apakah yang Anda butuhkan produk jadi, modul penghubung, atau aplikasi custom.