Cara Stock Opname Akhir Tahun untuk Toko dan Kafe, plus Template

Stock opname akhir tahun untuk toko kecil atau kafe bisa selesai dalam satu malam, asalkan persiapannya dimulai seminggu sebelumnya dan barang dibekukan selama penghitungan. Caranya: tentukan jam cutoff, hitung fisik per zona dengan lembar yang sudah dicetak, cocokkan dengan stok di sistem, lalu telusuri selisih sebelum menyesuaikan angka. Di bawah ada jadwal H-7, aturan untuk barang yang masih bergerak, cara menghitung bahan kafe, tabel penyebab selisih, dan template yang bisa langsung disalin.

Stock opname akhir tahun sebaiknya selesai sebelum 31 Desember

Tahun ini 31 Desember jatuh pada hari Kamis. Malam itu toko ramai, karyawan ingin pulang lebih awal, dan menghitung rak sambil melayani pembeli kembang api adalah resep salah hitung. Kami menyarankan Selasa malam, 29 Desember, setelah toko tutup.

Lalu bagaimana dengan penjualan 30 dan 31 Desember? Tidak masalah. Hasil hitung 29 Desember menjadi stok awal yang benar, dan transaksi dua hari berikutnya tercatat seperti biasa di kasir. Stok per 31 Desember adalah hasil hitung ditambah barang masuk dan dikurangi barang keluar yang tercatat setelah cutoff. Syaratnya satu: semua mutasi dua hari itu memang tercatat.

Angka ini dipakai untuk nilai persediaan akhir di laporan keuangan. Untuk keperluan pajak, Pasal 10 ayat (6) UU PPh mengatur bahwa persediaan dinilai berdasarkan harga perolehan, dengan cara rata-rata atau dengan mendahulukan persediaan yang didapat pertama (FIFO). DDTCNews menjelaskan bahwa metode yang sudah dipilih harus dipakai terus pada tahun-tahun berikutnya. Jadi jangan berganti metode hanya karena tahun ini harga minyak goreng naik. Bagian pajak ini informasi umum, bukan nasihat pajak. Konfirmasikan dengan konsultan atau petugas pajak Anda.

Persiapan tujuh hari sebelumnya

SKU ganda, retur yang tertunda, dan transaksi yang belum terkirim ke pusat bisa dibereskan jauh sebelum malam penghitungan. Urutan ini untuk opname tanggal 29 Desember.

1. H-7 (Selasa, 22 Desember): rapikan data barang. Hapus SKU ganda, pastikan satu barang punya satu satuan dasar (pcs, gram, ml), dan cek konversi dus ke pcs.
2. H-6: kumpulkan barang rusak, kedaluwarsa, dan kemasan penyok ke satu kotak berlabel "karantina". Putuskan mana yang diretur, mana yang dibuang, lalu catat.
3. H-5: minta supplier tidak mengirim pada 29 Desember. Selesaikan retur yang tertunda dan minta tanda terima.
4. H-4: tempel nomor di setiap rak dan kulkas, lalu cetak lembar hitung per zona.
5. H-3: umumkan jam cutoff ke tim dan bagi pasangan penghitung.
6. H-2: kafe mengurangi pembelian bahan segar, supaya kulkas tidak penuh saat dihitung.
7. H-1: pastikan semua perangkat kasir online dan antrean transaksi offline sudah terkirim. Cetak laporan stok sistem dan simpan di laci, karena penghitung tidak boleh melihatnya.
8. Hari H: kasir ditutup pada jam cutoff, misalnya 21.00, dan penghitungan dimulai 15 menit kemudian.

Langkah 7 sering terlewat. Tablet kasir yang sempat kehilangan sinyal sore harinya bisa menyimpan puluhan transaksi yang belum masuk ke stok pusat. Barangnya sudah keluar, sistem belum tahu.

Malam penghitungan dan aturan barang yang tidak boleh bergerak

Bekerjalah berpasangan. Satu orang menghitung dan menyebut angka, satu lagi menulis. Pasangan diberi lembar hitung kosong per rak, bukan angka dari sistem, karena orang yang sudah tahu "seharusnya ada 48" cenderung berhenti menghitung di 48.

Urutan di setiap rak tetap: kiri ke kanan, atas ke bawah. Rak yang selesai diberi kertas tempel hijau, rak yang masih dikerjakan kertas kuning.

Aturan terpenting malam itu: setelah cutoff, tidak ada barang yang pindah tanpa ditulis di lembar barang bergerak di meja kasir. Empat kelompok barang perlu dipisah sebelum rak disentuh.

• Pesanan online yang sudah dibayar tetapi belum dikirim. Di sistem stoknya sudah berkurang, jadi barangnya ditaruh di kotak tersendiri dan tidak ikut dihitung.
• Retur supplier yang belum diambil. Hitung terpisah dan cocokkan dengan nota retur.
• Barang titipan atau konsinyasi. Barang itu bukan milik toko, jangan masuk persediaan.
• Kiriman yang datang terlambat. Jangan dibongkar sebelum penghitungan selesai.

Jika toko Anda menerima pesanan dari toko online sendiri, tutup sementara pemesanan atau tulis di halaman toko bahwa pesanan setelah pukul 21.00 dikirim besok siang. Pesanan yang masuk saat rak sedang dihitung sulit ditelusuri, karena barangnya bisa sudah terhitung lalu diambil untuk dikemas.

Setelah semua zona selesai, minta pasangan lain menghitung ulang sekitar satu dari sepuluh baris secara acak. Bila hasilnya beda, hitung ulang seluruh rak itu, bukan hanya barisnya.

Khusus kafe: bahan terbuka, setengah jadi, dan yang terbuang

Kafe tidak menghitung "1 karton susu". Satuannya harus sama dengan satuan di resep: gram atau ml. Karton yang belum dibuka dicatat sebagai isinya, misalnya 1.000 ml. Karton yang terbuka ditimbang, lalu dikurangi berat karton kosong yang sudah Anda timbang sekali dan tulis di kepala lembar hitung.

Bahan setengah jadi seperti sirup gula aren, saus, sambal, atau cold brew dihitung sebagai barang tersendiri. Nilainya diambil dari biaya satu adonan dibagi hasil jadinya. Contoh di artikel HPP menu kafe memakai sirup Rp40.000 untuk 1.200 ml, jadi botol berisi 450 ml bernilai sekitar Rp15.000.

Biji kopi di hopper grinder juga stok. Timbang hopper berisi, kurangi berat hopper kosong.

Lalu bahan yang terbuang. Susu basi, roti yang lewat tanggal, es yang mencair: buang sebelum menghitung, dan catat di buku waste dengan berat dan alasannya. Bila tidak dicatat, bahan itu muncul sebagai selisih minus tanpa penjelasan. Susut normal dari proses (kulit, tulang, sisa di dasar karton) sudah tercakup di yield resep, jadi jangan dihitung dua kali.

Membaca selisih: penyebab umum dan cara memeriksanya

Selisih bukan otomatis pencurian. Dari sisi pembuat sistem kasir dan stok, kami lebih sering melihat selisih yang lahir dari pencatatan: satuan yang salah, retur yang tidak diinput, varian yang tertukar. Polanya biasanya terlihat dari angkanya sendiri.

Baru setelah semua kemungkinan itu dicoret, sisa selisih layak dicurigai sebagai kehilangan.

Berikut contoh lembar selisih dengan angka ilustrasi.

Selisih bersihnya minus Rp214.600. Kelihatannya kecil. Padahal selisih kotornya, jumlah semua selisih tanpa tanda plus-minus, mencapai Rp429.600, dua kali lipat. Lihat selalu dua angka itu. Selisih bersih yang mendekati nol bisa menyembunyikan pencatatan yang berantakan.

Ambang yang kami sarankan untuk toko kecil: telusuri setiap baris dengan selisih lebih dari Rp100.000 atau lebih dari 5% jumlah stoknya, dan sesuaikan sisanya langsung. Ambang itu tidak cocok untuk barang mahal berukuran kecil seperti ponsel, voucher pulsa fisik, atau rokok per slop. Untuk barang seperti itu, selisih satu unit pun perlu dicari.

Template lembar hitung dan lembar selisih

Salin kepala kolom di bawah ke spreadsheet, satu tab untuk setiap lembar. Cetak lembar hitung per zona, satu halaman per rak, dengan 25 sampai 30 baris kosong supaya tulisan tangan masih terbaca.

Lembar hitung:

Lembar selisih:

Rumus kolom Selisih adalah stok fisik dikurangi stok sistem, dan Nilai selisih adalah selisih dikali HPP satuan. Tambahkan satu sel untuk selisih bersih (jumlah biasa) dan satu sel untuk selisih kotor (jumlah nilai mutlak, misalnya =SUMPRODUCT(ABS(H2:H500))).

Laporan stock opname, atau berita acara, cukup satu halaman: tanggal dan jam cutoff, daftar zona dan nama tim, total nilai persediaan, selisih bersih dan kotor, lima selisih terbesar beserta penyebabnya, keputusan penyesuaian, serta tanda tangan pemilik dan penanggung jawab toko. Simpan bersama lembar hitung asli yang ditulis tangan.

Mulai minggu ini juga: tetapkan tanggal 29 Desember di kalender tim, kirim pesan ke supplier soal jadwal kiriman, dan cetak satu lembar hitung untuk satu rak sebagai uji coba. Menghitung satu rak pada malam biasa akan memberi tahu Anda berapa lama satu zona sebenarnya, dan berapa pasangan yang perlu diajak pada malam opname.